Come organizzare il lavoro da freelance (senza impazzire)

Questi ultimi mesi sono stati piuttosto intensi. Ho attraversato la costa settentrionale della Spagna, camminato lungo la Meseta, esplorato il Canada e le sue Rocky Mountains e, soprattutto, mi sono persa tra gli yokocho del Giappone, nei loro profumi e nella loro cultura.

Nel frattempo ho conosciuto un venditore errante, ho ascoltato le voci di chi ha conosciuto la repressione e la perdita della propria libertà, sono entrata nella vita di persone che convivono con i disturbi alimentari e, tra una consegna e l’altra, ho creato il mio portfolio ed è uscita una mia intervista.

Detta così sembra che negli ultimi mesi abbia vissuto con una valigia sempre pronta. In realtà tutto questo è accaduto dalla mia scrivania, e anche se sarebbe stato più bello prendere il trolley e scappare in Giappone, qualcuno doveva pur lavorare.

In ogni caso, è proprio per questo che ho scelto di fare questo mestiere. Ogni libro è un viaggio diverso: a volte ti porta in Québec, altre tra i vicoli di Ōsaka, altre ancora dentro la storia di una persona che non avresti mai incontrato.

Il vero problema è che quando i progetti diventano tanti, rischi di avere la testa in dieci posti diversi nello stesso momento. Una guida da tradurre, un romanzo da editare, una correzione di bozze da consegnare, una fattura da emettere, il commercialista che scrive, venti e-mail a cui rispondere.

Così, a un certo punto mi sono resa conto che avevo bisogno di capire come organizzare il lavoro da freelance senza sentirmi costantemente in affanno, per lavorare meglio.

La libertà del freelance (e perché serve un metodo)

Quando si parla di partita IVA, tutti pensano alla libertà (e alle tasse). Ed è vero. Nessuno ti dice quando iniziare, quando fare pausa o quando staccare. Però nessuno ti impedisce nemmeno di lavorare dodici ore consecutive.

All’inizio pensavo che bastasse dire sempre sì. Più lavori uguale più opportunità. Poi ho capito che il problema non era la quantità di lavoro, ma il modo in cui lo stavo gestendo. Ho capito che organizzare il lavoro da freelance non significa riempire ogni ora della giornata, ma imparare a gestire energie, priorità e imprevisti. È un cambio di prospettiva che mi ha aiutata a lavorare meglio, ma anche a vivere il lavoro con molta più serenità.

Come organizzo il mio lavoro da freelance

Negli anni ho capito che non esiste un metodo perfetto, ma esiste un metodo che funziona per te. Il mio, oggi, è più o meno questo.

- Calendarizzo ogni progetto. Non mi limito a scrivere “tradurre una guida” o “editare un romanzo”: assegno a ogni lavoro uno spazio preciso sul calendario. Cerco anche di lasciare sempre qualche finestra libera per gli imprevisti, perché, fidati, gli imprevisti arrivano. Sempre.

- Lavoro su pochi progetti alla volta. La tentazione di dire sempre sì è forte, soprattutto all’inizio. Ma ho imparato che avere la testa divisa tra dieci libri contemporaneamente significa non essere davvero presente su nessuno. Preferisco consegnare un lavoro fatto bene piuttosto che cinque fatti di corsa.

- Uso la tecnica del pomodoro. Ho persino comprato un timer da tenere sulla scrivania (ormai siamo inseparabili). Per venticinque minuti il mondo esterno smette di esistere: niente notifiche, niente social, niente “controllo al volo” delle e-mail. Poi mi alzo, faccio due passi, mi prendo un momento e ricomincio.

- Le e-mail hanno un orario. Questa è stata una delle rivoluzioni più grandi. Non tengo la casella di posta aperta tutto il giorno: le dedico circa mezz’ora al mattino e un’altra mezz’ora il pomeriggio. Il resto del tempo lo passo a tradurre, editare e correggere.

- Dedico un momento preciso alla parte amministrativa. Fatture, pagamenti, preventivi, documenti per il commercialista… sono attività che fanno parte del lavoro tanto quanto il resto. Per questo mi riservo mezza giornata alla settimana per occuparmene. Non è la parte più romantica della libera professione, ma è quella che ti evita di cercare disperatamente una fattura alle undici di sera.

- Tengo tutto nello stesso posto. Per organizzare progetti, appunti, scadenze e idee utilizzo Notion. Posso dire una cosa? Mi ha rubato il cuore. Oggi mi chiedo sinceramente come facessi prima. Ho iniziato usando poche pagine, adesso ci finisce dentro praticamente tutto. Tra un po’ credo che ci scriverò anche la lista della spesa.

Si tratta di piccoli accorgimenti, ma oggi il mio calendario è molto meno caotico, riesco a lavorare con più serenità e, soprattutto, quando chiudo il computer a fine giornata non ho più quella sensazione di aver corso per ore senza sapere davvero in quale direzione.

E, soprattutto, ho smesso di pensare che essere produttivi significhi essere occupati ogni singolo minuto.

L’autopromozione fa parte del lavoro da freelance

Una cosa che avrei voluto sapere prima è che il lavoro non consiste soltanto nel tradurre, editare, correggere, rispondere, fatturare. C’è anche un’altra parte, meno visibile ma altrettanto importante: raccontare quello che fai.

Per questo ho iniziato a scrivere sul blog, a essere più presente sui social e ad accettare qualche intervista. Non perché mi piaccia stare al centro dell’attenzione (chi mi conosce sa che preferisco stare dietro le quarte), ma perché le persone, prima di affidarti un progetto, vogliono sapere chi sei, come lavori e se possono fidarsi di te.

Il mio consiglio è di non aspettare di avere un portfolio perfetto per iniziare a comunicare. Racconta il tuo percorso, spiega come lavori, condividi ciò che impari. Non serve pubblicare ogni giorno o rincorrere gli algoritmi: serve essere costanti e autentici. Oggi molte delle collaborazioni che porto avanti sono nate proprio perché qualcuno ha letto un mio articolo, visto un contenuto sui social o ha trovato il mio sito.

Le difficoltà del lavoro da freelance

Essere freelance significa convivere con una buona dose di incertezza. Ci sono periodi in cui il lavoro sembra non finire mai e altri in cui il telefono resta silenzioso più del previsto. All’inizio questa alternanza spaventa, poi impari a considerarla parte del mestiere e capisci quanto sia importante pianificare, sia dal punto di vista economico sia da quello mentale.

Un’altra cosa che impari è a fidarti un po’ di più di te stesso. Quando lavori da solo non c’è nessuno che ti dica se stai andando nella direzione giusta. Ogni preventivo, ogni scelta, ogni collaborazione dipende da te. È una responsabilità che a volte pesa, ma che ti costringe anche a crescere molto più in fretta.

E poi c’è il confine tra lavoro e vita privata, che spesso diventa sottilissimo. La libertà di organizzare le giornate è uno dei motivi per cui ho scelto questa professione, ma proprio per questo bisogna imparare a proteggere anche il tempo libero. Perché se è vero che da freelance puoi decidere quando lavorare, è altrettanto vero che devi ricordarti, ogni tanto, di smettere.

E allora, ne vale la pena?

Se mi facessi questa domanda in una giornata di scadenze, probabilmente scoppierei in una risata isterica. Ma la verità è che anche in quei giorni risponderei: sì. Almeno per me.

Ho lavorato anche come dipendente e sono grata a quell'esperienza, perché mi ha insegnato tantissimo. Ma a un certo punto ho capito che volevo costruire qualcosa di mio. Volevo scegliere i progetti su cui lavorare, organizzare il mio tempo e prendermi la responsabilità delle mie decisioni. Insomma, volevo essere io a scrivere il prossimo capitolo della mia storia professionale.

È una scelta che, almeno oggi, non cambierei per nulla al mondo. Magari tra dieci anni mi sentirai dire il contrario (mai dire mai), ma in questo momento non riuscirei a immaginarmi altrove.

Ho scelto di vivere immersa nelle storie, con la libertà di decidere quali ascoltare e, allo stesso tempo, di dare forma alla mia. È il privilegio più grande del mio lavoro e forse è proprio questo il motivo per cui, nonostante le difficoltà, ogni mattina torno alla mia scrivania con la stessa curiosità del primo giorno.

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Mi occupo di narrativa e saggistica per case editrici come La nave di Teseo, Solferino, Aboca, Mondadori, Einaudi Ragazzi, Marsilio, Carocci e Bottega Errante, ma anche della traduzione e della revisione delle guide Lonely Planet.

Negli anni ho avuto modo di seguire progetti diversi, dalla narrativa contemporanea ai saggi più tecnici, fino all’editoria di viaggio. Prima di intraprendere la libera professione, ho lavorato a lungo in Minerva Medica.

Lavoro con case editrici, autori e professionisti, affiancandoli in ogni fase del percorso editoriale.